Circle K siempre ha estado a la vanguardia en materia de digitalización y agilización de procesos internos.
A través de la digitalización, la racionalización y una buena planificación, Circle K reduce el personal administrativo con 50% mediante el uso de la solución digital de Tappin: la aplicación de eventos.
Las soluciones digitales permiten tener un diálogo fluido y compartir información antes, durante y después del evento. Todos los participantes encuentran toda la información en un solo lugar, lo que simplifica la vida diaria del organizador y los empleados de Circle K reciben la información correcta en el momento adecuado.
Desde 2012, Circle K y Tappin han tenido una colaboración en Circle K, de la que Tappin se siente orgulloso y honrado.
Circle K tiene una historia centenaria en Noruega, como Norsk Brændselolje A/S con las marcas MIL y BP, Norsk Olje as (Norol), Statoil Norge AS y Statoil Fuel & Retail AS (Statoil) y ahora Circle K Norge AS (Círculo K).
Hoy en día, Circle K es propiedad de un actor líder mundial en combustible y venta minorista, Couche-Tard Inc. ("Couche-Tard") con sede en Laval en Canadá y está presente en 26 países, con 14.200 tiendas, de las cuales hay aproximadamente Circle K emplea a 124.000 personas. Sólo en Noruega, Circle K tiene más de 3.000 personas trabajando en estaciones, estaciones de servicio y oficinas en todo el país.
Circle K utiliza la aplicación Tappin's Event en eventos locales y globales. Es particularmente importante tener una solución digital para las Reuniones Globales de Líderes Superiores, donde los participantes de todo el mundo se reúnen y tienen muchas actividades que se llevan a cabo en paralelo, donde una de las claves del éxito es tener una comunicación fluida con todos los participantes.
"No seríamos la aplicación de Tappin excepto para un único evento, y realmente no sé si habría sido posible llevar a cabo esos eventos con la configuración que tenemos hoy sin Tappin", dice el Director Global Events. Svein Arve Strand "
Existen muchos desafíos a la hora de comunicarse eficazmente con todos los empleados y cumplir con las diferentes expectativas de todos los empleados.
¿Cómo comunicarse sin problemas con todos los participantes en un evento cuando los empleados se dividen en diferentes grupos con diferentes programas y qué sucede cuando ocurren cambios imprevistos? ¿Cómo se puede llegar a todos los empleados como organizadores de los participantes en cuestión y proporcionar actualizaciones relevantes?
¿Cómo configurar un arreglo perfecto que tenga exactamente la apariencia que Circle K desea?
Las preguntas son muchas y Circle K, a través de su gerente global de eventos, Svein Arve Strand, encontró soluciones sólidas al desafío donde la clave del éxito es la siguiente:
"Planeamos que todo el diálogo y la comunicación se realicen a través de un canal de comunicación que es la solución de conferencias digitales de Tappin. Hay de todo, desde lecturas previas, es decir, documentos que se deben leer con antelación, información a lo largo del proceso y, sobre todo, poner la información a disposición muy rápidamente después, para que pueda ser utilizada más por los directivos individuales de su parte de la organización. Al tener toda la información en un solo lugar, se minimizan los correos electrónicos con preguntas antes y después de los acontecimientos", afirma Svein Narve Strand.
"Además, es importante trabajar siempre con los siguientes elementos, y Svein Arve menciona lo siguiente:
- El diseño de Circle K es importante y todos deberían poder reconocerlo.
- Incluso hemos utilizado la aplicación del evento para cambiar la marca por nombre y logotipo de Statoil a Circle K. Durante el evento en sí, los logotipos y colores en el escenario cambiaron de Statoil a Circle K, y en poco tiempo todo cambió a Circle K. incluir todo el contenido en la aplicación del evento, lo cual fue un factor de refuerzo.
- El flujo de información es la clave del éxito y satisfacer las necesidades de los empleados es importante, y aquí utilizamos la aplicación para publicar de todo, desde avances, vídeos y lecturas previas para garantizar que los empleados también tengan tiempo para familiarizarse con el material antes de una reunión y no menos tiempo para esperar con ansias las reuniones previstas.
"La solución de Tappin tiene muchas funciones y sería mejor preguntar qué funciones no están disponibles", dice Svein Narve sonriendo y enumera algunas de las funciones que utiliza.
- En la solución de Tappin, podemos gestionar la información como un grupo, lo que significa mucho para Circle K, ya que los diferentes grupos a menudo se reúnen en diferentes lugares en diferentes momentos, de modo que el grupo individual obtiene la información en la que participarán adaptada a ellos. lo cual es valioso.
- Durante el programa, se publican actualizaciones para que no haya una sobrecarga de información, sino la información correcta en el momento correcto. Por ejemplo, a la hora de cenar, aparece más información al respecto y se envía por SMS.
- Vemos la solución de Tappin como un centro donde los empleados obtienen acceso a todo el contenido y la información importante que llevan consigo a sus equipos y empleados, como lecturas previas, información a lo largo del camino y, no menos importante, toda la información que se ingresa después.
"Como organizador, ya no necesitamos informarle sobre el programa, de dónde sale el autobús, etc... todo está en la aplicación del evento y, por lo tanto, puede utilizar un tiempo valioso que antes se utilizaba únicamente para información, para socializar y redes"
¿Qué valor crea la tecnología para Circle K?
¡Los seminarios web y los híbridos llegaron para quedarse!
Reunimos al máximo las diversas funciones y posibilidades.
Circle K tiene una serie de webinars y no siempre el horario les conviene a todos, por eso grabamos las retransmisiones para que esté disponible después.
A menudo, se trata de seminarios web que forman parte de la preparación de un programa de liderazgo interno y, por lo tanto, elegimos enviar vídeos de avance en la aplicación del evento y de esta manera nos aseguramos de que todos estén 100% actualizados para las reuniones.
El secreto del éxito es utilizar la tecnología al máximo y mezclar los diferentes elementos para lograr un diálogo fluido y una experiencia óptima para los participantes.
"Circle K agiliza la implementación y reduce el personal del evento en aproximadamente 50% mediante el uso de la aplicación de eventos de Tappin, y recibimos menos preguntas antes, durante y después del evento. Ha sido casi imposible de implementar con la complejidad que tenemos sin utilizar la plataforma digital de Tappin", dice Svein-Narve
Una buena colaboración con Tappin es decisiva
"Circle K ha colaborado con Tappin desde 2012, con nada más que buenas experiencias. La solución en sí es una cosa, pero igualmente importantes son las personas con las que han trabajado.
Descubrimos que Tappin es rápido y está orientado al servicio, y al trabajar con Circle K, que es una organización exigente, donde las cosas suceden "en el último minuto", las diferentes zonas horarias significan que tienes que dar la vuelta fuera del horario laboral, y aquí vemos que Tappin siempre cumple. Cumplen y son positivos en cada situación, y están orientados a soluciones en todo momento. Trabajar con un socio que tenga esa actitud es vital para nosotros. Realmente aprecio este tipo de colaboración y siento que cuando Tappin trabaja con Circle K, son parte de la organización y contribuyen al éxito de Circle K con sus eventos", concluye Svein Arve Strand, gerente global de eventos de Circle K.