Con la plataforma de eventos digitales de Tappin, los organizadores obtuvieron una visión completamente nueva de cómo llevar a cabo conferencias.
Entonces EHiN Se organizó por primera vez en 2014 y su objetivo era crear un lugar de encuentro para la salud electrónica entre los sectores público y privado. Hoy, la conferencia es la más grande de su tipo con miles de participantes de todo el país. Aquí intercambian experiencias y desarrollan nuevas colaboraciones para impulsar la digitalización en el sector de la salud en el futuro.
EHiN fue uno de los primeros en adoptar el pensamiento digital. Además de la conferencia principal, se llevan a cabo una serie de seminarios web que se transmiten varias veces al año. Después de un par de años de conferencias digitales exitosas, el organizador se dio cuenta de que habían creado una audiencia más grande de personas que nunca habían participado físicamente, pero que aún querían adquirir el conocimiento que ofrece EHiN.
La pregunta entonces fue: ¿Cómo se pueden crear buenas experiencias para todos los participantes, independientemente de si participan física o digitalmente?
Se volvió híbrido: duplicó el número de participantes
La solución de EHiN fue realizar un evento híbrido con participantes tanto físicos como digitales. Después de buenas experiencias con el uso de la plataforma digital de Tappin para eventos digitales, decidieron continuar con esto cuando cambiaron a la híbrida. Pensar digitalmente, incluso cuando los eventos físicos son posibles, le da a EHiN una dimensión completamente nueva.
- Con una EHiN digital podemos llegar a muchas más personas que antes. También significa que los participantes no tienen que vivir en el área de Oslo ni viajar muy lejos para obtener el contenido. Creemos que es un muy buen argumento para invertir en una solución de conferencias digitales, afirma Nard Schreurs, director general de EHiN.
El resultado del emprendimiento fue sorprendente. Al permitir participar digitalmente, EHiN ha conseguido duplicar el número de participantes respecto a cuando organizaban eventos físicos. La conferencia se desarrolló durante dos días y contó con aproximadamente 3.000 participantes, la mitad de los cuales participó digitalmente.
El aumento del número de participantes no fue la única razón por la que EHiN eligió una solución híbrida. Quienes han asistido físicamente a conferencias históricamente se han perdido mucho de lo que está sucediendo, ya que muchas cosas se llevan a cabo en paralelo. Al involucrar a Tappin y establecer una plataforma de conferencia digital donde se guardan las conferencias, el participante podrá ver el contenido que se perdió en cualquier momento.
- Agrega un gran valor al poder ver las conferencias después. Muchas sesiones tienen buena asistencia directamente, pero vemos que esto aumenta mucho una vez finalizada la conferencia. La inauguración fue vista por casi mil participantes físicos y alrededor de 500 en vídeo. Ahora vemos que la apertura con el discurso de Ingvild Kjerkol ha sido vista más de 3.000 veces. En total desde el evento ha habido 27.737 visualizaciones a través de Tappin en el periodo hasta el 31 de diciembre. Esto demuestra una enorme necesidad de este contenido digital y, sobre todo, tiene un gran valor para nuestros participantes que el contenido esté disponible después, dice Nard.
Una fiesta para todos: con interacción, compromiso y networking
Uno de los desafíos más comunes de los eventos híbridos es facilitar la participación y el networking también para quienes participan digitalmente. En la plataforma Tappin, los participantes pueden iniciar sesión y seguir todas las presentaciones en tiempo real y luego, chatear con otros y crear lugares de encuentro. Los participantes también podrán visitar a los expositores y contactar directamente con la gente.
La acogida de los eventos híbridos entre el público fue muy buena, y la gran mayoría ha expresado que quieren que el organizador continúe con los híbridos también en el futuro.
- Casi el 82 por ciento de los participantes físicos, y el 86 por ciento de los que participaron digitalmente, respondieron que querían un EHiN híbrido. Luego, el año que viene tendremos que hacer frente a esa necesidad y trabajar aún más duro para que esto suceda, dice Nard.
Utiliza Tappin para todos los eventos.
Desde que EHiN comenzó a utilizar Tappin, han utilizado la plataforma digital para realizar seminarios web y la conferencia anual. Nard dice que ha sido una experiencia totalmente buena, no sólo por la solución, sino porque las personas con las que han trabajado son igualmente importantes.
- Vemos que el contenido digital es un complemento real e importante a los lugares de reunión, conferencias y seminarios web. En Tappin hemos encontrado un socio bueno y agradable con quien es flexible para trabajar, que ofrece buenos productos y sigue cada detalle, dice Nard.