La Semana Urbana de Oslo, una plataforma inspiradora que actúa como un taller para el desarrollo urbano moderno, concluyó recientemente su reunión anual. Con más de 2000 participantes, 37 coorganizadores y más de 80 subeventos, esta fue una gran iniciativa. Para una implementación perfecta fue fundamental Tappin, un proveedor de servicios líder que se especializa en registro de eventos, desarrollo de aplicaciones web, servicios de check-in, escritura de etiquetas de nombre, así como comunicación vía SMS y correo electrónico. En este artículo, veremos cómo la amplia oferta de servicios de Tappin mejoró el evento en general, haciéndolo eficiente, sostenible y económicamente beneficioso para los organizadores.
Eficiencia: la base de la gestión de eventos
En un evento tan grande y complejo como la Semana Urbana de Oslo, es crucial garantizar un proceso de registro y check-in fluido para crear el ambiente adecuado desde el principio. Tappin estuvo presente en Vika Terasse y brindó un apoyo invaluable a los participantes. El sistema simplificado de registro y check-in de la compañía gestionó la multitud de manera eficiente, evitando cuellos de botella y largos tiempos de espera, que a menudo son problemáticos para eventos a gran escala.
Además, la aplicación web de Tappin permitió a los participantes registrarse fácilmente en varios subeventos, navegar por el programa completo e interactuar con otros participantes. Esta solución integral, adaptada a las necesidades únicas de la Semana Urbana de Oslo, mejoró la experiencia de los participantes y ayudó a los organizadores a mantener un flujo fluido durante el evento.
Sostenibilidad: un paso hacia un futuro más verde
En una época en la que la sostenibilidad es más que una simple palabra de moda, los servicios de Tappin se destacan por sus características respetuosas con el medio ambiente. Su aplicación web reduce significativamente la necesidad de materiales impresos como folletos, mapas y horarios, ahorrando así papel y reduciendo residuos.
Además, el servicio de placas de identificación de Tappin se centra en la impresión "justo a tiempo", lo que garantiza que sólo se impriman las placas de identificación necesarias, minimizando así el desperdicio. Estos pueden parecer pequeños pasos, pero cuando se escalan a un evento con miles de participantes, el impacto ambiental se vuelve significativo.
Beneficios financieros: más por menos
Uno de los beneficios más importantes del paquete de servicios de Tappin es la eficiencia financiera que ofrece a los organizadores. Los métodos tradicionales que implican trabajo manual para el registro, la coordinación y el apoyo pueden requerir mucha mano de obra y ser costosos. Los sistemas automatizados de Tappin no solo ahorran tiempo, sino que también reducen la necesidad de una gran fuerza laboral, lo que reduce los costos operativos.
Además, la gestión eficiente de los recursos proporcionada por los servicios de Tappin puede generar menos errores, menos desperdicio y, en última instancia, un evento más rentable. A largo plazo, estos ahorros se pueden destinar a otros aspectos del evento, como oradores invitados, mejores lugares o futuras ediciones de la Semana Urbana de Oslo.