Cada vez más personas han abierto los ojos a las asambleas generales, reuniones anuales y congresos digitales. La pandemia no solo nos ha hecho más digitales - las expectativas La idea de que la mayoría de las cosas se pueden resolver digitalmente está aumentando.
Esto impone requisitos más estrictos a los proveedores de soluciones técnicas, algo que hemos experimentado en Tappin. Por eso también hemos cambiado y estamos orgullosos de poder ofrecer soluciones totalmente digitales o híbridas a organizaciones, clubes y empresas, entre otros.
Organizar una reunión anual totalmente digital o híbrida puede presentar desafíos: ¿Cómo emitir votos? ¿Y las voces dobles? ¿Qué pasa con las propuestas de bancada? ¿Cómo entrar en la lista de oradores y llegar al atril a través de la participación digital? ¿Podrán los retrasos arruinar la agenda?
En breve; Los desafíos están esperando y la elección del proveedor de la plataforma técnica es crucial para una implementación sin problemas. Elegir un jugador serio con soluciones probadas para su reunión anual es una buena inversión que lo protege contra desafíos técnicos, mala interacción con los participantes y sobrecostos innecesarios. Por eso, cuando Delta iba a celebrar su congreso anual, eligió a Tappin como proveedor de la plataforma digital.
Congreso híbrido con 150 participantes - en plena pandemia
Un congreso grande para una organización nacional como Delta requiere una configuración probada sin lugar a prueba y error. En Tappin, durante la pandemia, hemos desarrollado soluciones y adquirido precisamente la experiencia necesaria para la implementación perfecta de eventos digitales e híbridos, y por eso diez asumimos el desafío de frente.
En colaboración con Fjell og Fjord Konferanser AS y Audio Visuell AS (AVAS), nos aseguramos de que el congreso anual de Delta pudiera llevarse a cabo según lo planeado, incluso bajo estrictas restricciones de control de infecciones. A continuación se muestran algunas cifras clave:
- 150 delegados con presencia digital
- congreso de 2 dias
- Más de 60 asuntos para votar y debatir
- 2 mesas de conductor (por motivos de control de infecciones)
- 3 estudios
- Más reuniones de comités digitales
Cuando Delta iba a realizar el congreso, la pandemia estaba en su peor momento, lo que generó desafíos para la presencia física. El estudio que se instaló en The Qube en Gardermoen tuvo que dividirse en tres para cumplir con las restricciones de número y distancia, lo que a su vez creó la necesidad de más cámaras, más sonido, luz y comunicación.
"Tappin fue crucial para la implementación de reuniones nacionales digitales durante la pandemia. Mostraron una gran disposición a cooperar, estaban orientados a soluciones y desarrollaron voluntariamente funciones especiales para satisfacer las necesidades de los clientes".
- Anette Espen Mathiesen, directora de proyectos, Fjell og Fjord Konferanser AS
Tappin también fue elegido para el Congreso al año siguiente.
Así Tappin aseguró que el congreso de Delta fue un éxito híbrido
Para Delta era importante que las reglas democráticas del juego se mantuvieran durante el congreso. Por lo tanto, nos aseguramos de ofrecer una plataforma técnica que tuviera en cuenta las interacciones que requiere un evento de este tipo, ya sea una lista de oradores, un atril, propuestas de banca, votaciones y otros mensajes. Además, hubo que organizar salas de grupos y reuniones de comités separadas, incluidas las digitales.
Entregamos tablets en la mesa de directores del congreso de Delta, donde siempre tenían un resumen de la lista de ponentes, propuestas y cualquier consulta sobre el reglamento. Mientras se debatía un caso, los delegados podían suscribirse fácilmente a una respuesta o publicación presionando un botón en la plataforma. Luego, el moderador podría dirigirlos al atril con un botón separado, donde podrían presentar sus puntos de vista a los demás participantes en vivo. Sencillo para los participantes y claro para el moderador.
En el caso de las votaciones, los conductores se aseguraron de que apareciera un botón de votación en la plataforma de los delegados votantes, donde podían emitir su voto a su gusto. En el estudio, el orador podía seguir la votación en una pantalla separada y los resultados se incluían automáticamente en la transmisión. Utilizamos "streaming de baja latencia", de modo que el retraso entre el estudio y los delegados en todo el país se limitó a sólo dos segundos, un factor decisivo para que la implementación se desarrollara sin problemas.
Con la plataforma digital de Tappin, la asamblea digital también podría dividirse fácilmente en salas de grupos más pequeñas. Esto hizo que la conducción de las reuniones y debates del comité fuera simple y clara, y también dio a los delegados una mayor sensación de libertad, ya que podían navegar por el congreso casi como si estuvieran físicamente presentes. Quienes estuvieron físicamente presentes utilizaron una aplicación web separada para que todos los participantes participaran en igualdad de condiciones.
¿En qué debería pensar antes de su próxima reunión anual?
Llevar a cabo una reunión anual digital o híbrida puede parecer complicado, pero con unos sencillos pasos descubrirás que es sencillo, eficaz y, no menos importante, ahorra costes y medioambientalmente. En Tappin te recomendamos tener en cuenta estos cuatro factores ya en la fase de planificación:
- Garantizar que la plataforma digital sea adecuada para todos
Ya sea que la reunión anual se organice de forma digital, física o híbrida, es importante que la plataforma digital sea fácil de usar y accesible para todos. Los participantes deben poder encontrar la misma información y tener las mismas oportunidades de interacción, independientemente de dónde participen.
- No subestimes la importancia de las condiciones de imagen, sonido e iluminación.
Pocas cosas son más molestas que una imagen, un sonido y una iluminación deficientes para quienes participan digitalmente. Si espera una presencia digital, debería configurar todo a tiempo, dejar espacio para un control de calidad o recurrir a un socio profesional.
- Brinde a todos la oportunidad de expresar su opinión.
¿Quién hablará cuando? Un buen sistema para suscribirse a las listas de oradores, presentar propuestas o consultar el reglamento interno garantiza que todos los que quieran hablar obtengan precisamente eso: en el orden correcto. Esto garantiza que se salvaguarden los principios democráticos y que el programa fluya sin problemas.
- Controla las voces
Hacer un seguimiento de los derechos de voto, los votos dobles y los votos triples puede ser un desafío incluso en una reunión anual ordinaria y presencial. Por lo tanto, elija una herramienta que le permita mantener una visión general y al mismo tiempo brinde a quienes tienen derecho a votar la oportunidad de votar de una manera sencilla.
Esperamos que esta descripción general sea útil para planificar su próxima reunión anual y nos gustaría que todas las organizaciones, clubes, asociaciones, asociaciones de vivienda, condominios, juntas directivas y empresas, etc. buena suerte con la implementación.
¿Quieres conversar con nosotros sobre cómo realizar tu reunión anual de forma digital o híbrida? No dudes en ponerte en contacto para tomar un café sin compromiso.