Stadig flere har fått opp øynene for digitale generalforsamlinger, årsmøter og kongresser. Ikke bare har pandemien gjort oss mer digitale – forventningene om at det meste kan løses digitalt øker.
Dette stiller strengere krav til leverandører av tekniske løsninger, noe vi har fått kjenne på i Tappin. Derfor har også vi omstilt oss, og er stolte av å kunne levere heldigitale eller hybride løsninger til blant annet organisasjoner, klubber og bedrifter.
Å arrangere et heldigitalt eller hybrid årsmøte kan by på utfordringer: Hvordan avgi stemmer? Og dobbeltstemmer? Hva med benkeforslag? Hvordan tegne seg på taleliste, og nå fram til talerstol ved digital deltakelse? Vil forsinkelser kunne spolere agendaen?
Kort sagt; utfordringene står i kø, og valg av leverandør for teknisk plattform er avgjørende for smidig gjennomføring. Å velge en seriøs aktør med gjennomprøvde løsninger til ditt årsmøte er en god investering som sikrer deg mot tekniske utfordringer, dårlig interaksjon med deltakerne og unødvendige kostnadsoverskridelser. Da Delta skulle avholde sin årlige kongress, valgte de derfor Tappin som leverandør av den digitale plattformen.
Hybrid kongress med 150 deltakere – midt i pandemien
En stor kongress for en landsdekkende organisasjon som Delta krever et gjennomprøvd oppsett uten rom for prøving og feiling. I Tappin har vi gjennom pandemien utviklet løsninger og opparbeidet oss nettopp den erfaringen som kreves for feilfri gjennomføring av digitale og hybride arrangementer, og ti tok derfor utfordringen på strak arm.
I samarbeid med Fjell og Fjord Konferanser AS og Audio Visuell AS (AVAS) sørget vi for at Deltas årlige kongress kunne gjennomføres som planlagt, selv under strenge smittevernrestriksjoner. Her er noen nøkkeltall:
- 150 delegater med digital tilstedeværelse
- 2 dagers kongress
- 60+ saker som skulle stemmes og debatteres
- 2 dirigentbord (av smittevernhensyn)
- 3 studioer
- Flere digitale komitemøter
Da Delta skulle avholde kongressen, sto pandemien på som verst, noe som skapte utfordringer for fysisk tilstedeværelse. Studioet som var satt opp på The Qube på Gardermoen måtte deles i tre for å overholde antalls- og avstandsbegrensninger, noe som igjen skapte behov for flere kameraer, mer lyd, lys og kommunikasjon.
«Tappin var avgjørende for gjennomføringen av digitale landsmøter under pandemien. De viste stor samarbeidsvillighet, var løsningsorienterte og utviklet velvillig spesialfunksjoner for å møte kundenes behov»
– Anette Espen Mathiesen, Prosjektleder, Fjell og Fjord Konferanser AS
Tappin ble valgt til kongressen året etter også.
Slik sørget Tappin for at Deltas kongress ble en hybrid suksess
Det var viktig for Delta at de demokratiske spillereglene ble ivaretatt under kongressen. Derfor sørget vi for å levere en teknisk plattform som tok høyde for interaksjonene et slikt arrangement krever, være seg talerliste, talerstol, benkeforslag, avstemning og andre meldinger. I tillegg måtte det tilrettelegges for separate grupperom og komitemøter – også de digitale.
Vi delte ut nettbrett til dirigentbordet på Deltas kongress, hvor de hele tiden hadde oversikt over talerliste, forslag og eventuelle henvendelser til forretningsorden. Mens en sak ble debattert, kunne delegatene enkelt tegne seg til replikk eller innlegg ved å trykke på en knapp i plattformen. Ordstyrer kunne så dirigere dem videre til talerstolen med en egen knapp, hvor de fikk legge frem sine synspunkter for de andre deltakerne på direkten. Enkelt for deltakerne, og oversiktlig for ordstyrer.
Ved avstemninger sørget dirigentene for at en stemmeknapp dukket opp i de stemmeberettigede delegatenes plattform, hvor de kunne avlegge sin stemme i ro og mak. I studio kunne ordstyrer følge avstemmingen på en egen skjerm, og resultatene kom automatisk inn i sendingen. Vi benyttet “low latency streaming”, slik at forsinkelse mellom studio og delegatene rundt om i landet begrenset seg til kun to sekunder – en avgjørende faktor for at gjennomføringen går smidig for seg.
Med Tappins digitale plattform, kunne den digitale forsamlingen også enkelt brytes opp i mindre grupperom. Dette gjorde gjennomføringen av komitemøter og diskusjoner enkel og oversiktlig, og ga også delegatene en større frihetsfølelse ved at de kunne navigere i kongressen omtrent som om de skulle vært til stede fysisk. De som var tilstede fysisk benyttet en egen web-app slik at alle deltakerne deltok på like premisser.
Hva bør du tenke på før ditt neste årsmøte?
Å gjennomføre et digitalt eller hybrid årsmøte kan virke komplisert, men med noen enkle grep vil du oppleve at det både er enkelt, effektivt og ikke minst kostnads- og miljøbesparende. I Tappin anbefaler vi at du tar høyde for disse fire faktorene allerede i planleggingsfasen:
- Sørg for at den digitale plattformen passer for alle
Enten årsmøtet arrangeres digitalt, fysisk eller hybrid, er det viktig at den digitale plattformen er enkel å bruke og tilgjengelig for alle. Deltakerne må kunne finne den samme informasjonen og ha de samme mulighetene til interaksjon – uansett hvor de deltar fra.
- Ikke undervurder betydningen av bilde-, lyd- og lysforhold
Få ting mer irriterende enn dårlig bilde, lyd og lys for de som deltar digitalt. Hvis du forventer digital tilstedeværelse bør du rigge til i god tid, legge inn rom for kvalitetssjekk eller benytte en profesjonell partner.
- Gi alle muligheten til å si sitt
Hvem skal snakke når? Et godt system for å tegne seg på talerlister, sende inn forslag eller gå til forretningsorden sørger for at alle som ønsker å bli ytre seg får nettopp det – i riktig rekkefølge. Dette sørger for at demokratiske prinsipper ivaretas, og god flyt i programmet.
- Ha kontroll på stemmene
Å holde oversikt over stemmerett, dobbeltstemmer og trippelstemmer kan være utfordrende selv på et ordinært, fysisk årsmøte. Velg derfor et verktøy som både lar deg holde oversikten, og som samtidig gir de stemmeberettigede muligheten til stemme på en enkel måte.
Vi håper denne oversikten blir nyttig i planleggingen av ditt neste årsmøte, og ønsker alle organisasjoner, klubber, foreninger, borettslag, sameier, styrer og bedrifter mm. lykke til med gjennomføringen.
Ønsker du å ta en prat med oss om gjennomføring av nettopp ditt årsmøte digitalt eller hybrid? Ikke nøl med å ta kontakt for en uforpliktende kaffekopp.