De lo físico a lo digital y a lo híbrido. La planificación del evento pasó por todos los escenarios y cuando Drammen se abrió a las restricciones dos semanas antes del inicio, el organizador también se abrió a un público determinado y pasó de una ejecución totalmente digital a una híbrida.
Del 21 al 23. En junio, fue el primero. Expresión cultural Drammen de la pila. Tres días llenos de debates, expresiones artísticas, conversaciones, encuentros, tanto en Drammen como en la pantalla. Ha habido debate, discusión, pero no menos importante, ha habido diálogo entre áreas de interés, entre sectores y entre organizaciones.
El evento en breve:
- 3 dias
- 6 escenas
- 54 organizadores
- 80 eventos
- 200 plazas de audiencia en Drammen
- Número ilimitado de plazas digitales.
Ya desde el principio de la planificación imaginamos una versión digital de Kulturytring Drammen, pero cuando la situación de infección se agravó aún más en la primavera de 2021, fue fundamental para nosotros poder llegar al público con un programa completo. El Foro Cultural Noruego, que es el iniciador de Kulturytring Drammen, es una organización nacional, y para nosotros también fue un gran valor poder llegar a profesionales y partes interesadas de todo el país, sin que tuvieran que viajar desde sus lugares de origen.
- Hege Knarvik Sande, (ex) secretario general de NOKU
Este fue el caso de los participantes digitales.
Todos los que participaron digitalmente recibieron un enlace y un inicio de sesión personal en la plataforma Kulturytring Drammen. Allí encontraron toda la información relevante así como un programa completo y siempre actualizado de qué pasó y cuándo. Desde el programa se les dio fácil acceso para seguir las transmisiones en vivo desde los 6 escenarios. En el feed interactivo al lado de las retransmisiones, se les dio la oportunidad de subir preguntas al escenario y responder encuestas.
Durante el día, se publicaron grabaciones de transmisiones anteriores para que fuera fácil volver a ver las grabaciones de lo que tuvieron que cancelar o se perdieron anteriormente. De esta manera, cada participante tuvo la oportunidad de elegir constantemente el contenido que fuera más relevante e interesante para el individuo.
Este fue el caso de los participantes físicos.
A todos los participantes que estuvieron físicamente presentes en Drammen se les envió un enlace personal a la aplicación web Kulturytring Drammen. Allí encontraron la misma información relevante y el mismo programa actualizado que los participantes digitales, pero en un formato compatible con dispositivos móviles. Además, encontraron más información sobre cómo llegar a Drammen y las distintas etapas, así como información y normas para la prevención de contagios durante el evento. Desde la aplicación web, los participantes en la sala también podían enviar preguntas, de modo que el moderador en el escenario recogía todas las preguntas en un solo lugar, independientemente de si procedían de los que estaban en casa o de los que estaban en la sala.
Para realizar un seguimiento de quiénes estaban presentes, la aplicación web también contenía un código QR que los participantes mostraban para escanear en cada evento.
Así fue para NOKU como organizador
Con el sistema de Tappin se pudo BUENO comunicarse fácilmente con todos los participantes, independientemente de si participaron física o digitalmente. El programa y la información relevante se actualizan automáticamente tanto en la plataforma como en la aplicación web desde el mismo lugar, y los nuevos participantes pudieron registrarse en el camino y obtener acceso automático a todo.
Los gerentes de proyecto de Tappin ayudaron a NOKU durante la implementación asegurándose de que el escaneo del código QR de los participantes en todas las entradas funcionara como debería y que todas las transmisiones en vivo se transmitieran en el lugar correcto y en el momento correcto en la plataforma digital.
NOKU experimentó un valor inmediato al utilizar Tappin para la implementación de este evento. Se eligió a Tappin como proveedor por la buena experiencia de entregas anteriores, además del hecho de que el precio era competitivo. Para NOKU también era importante elegir una empresa dirigida por Noruega con un seguimiento personal y un contacto cercano.
La colaboración con Tappin nos pareció muy buena. Recibimos un buen seguimiento y ayuda antes del evento, y dos de Tappin estuvieron presentes durante el evento. Ellos contribuyeron enormemente a que la implementación fuera tan bien, en colaboración con la empresa de streaming Godt sagt fra Drammen y nosotros en la administración. Nuestro contacto personal de Tappin hizo mucho más de lo esperado y contribuyó positivamente a toda la implementación de Kulturytring Drammen.
- Hege Knarvik Sande, (ex) secretario general de NOKU
Acerca de la planificación de eventos híbridos
NOKU tiene claro que continuarán planificando y llevando a cabo eventos híbridos en el futuro incluso después de que desaparezcan las restricciones.
Planeamos eventos híbridos porque ahora se esperan más que en el pasado. Además, es importante para nosotros llegar a todo el país, no sólo para Kulturytring Drammen, sino también para otros eventos organizados por el Foro Cultural Noruego. El valor es que llegamos a más personas, el público evita días de viaje, pero aún puedes reunirte en una plataforma digital.
- Hege Knarvik Sande, (ex) secretario general de NOKU