Skal dere arrangere årsmøte eller generalforsamling er Tappin det perfekte valget. Med Tappin får du alt du trenger på en plass om det er et heldigitalt, fysisk eller digitalt møte, om organisasjonen er stor eller liten, om dere har dobbeltstemmer eller ikke, Tappin fikser alt.
Tradisjonelt årsmøte
Et tradisjonelt årsmøte er gjerne et møte der medlemmer med og utenb stemmerett møtes til et fysisk møte over en eller flere dager. Her skal det diskuteres saker, gjøres forskjellige valg og avstemminger.
Viktig for slike møter er og ha god oversikt over talerlister, forslag til endringer, talerlister, avstemmingsresultater, dokumenter og kommunikasjon. Med Tappin er alt dette mulig. Vårt system er lagt opp slik at du kan dele all den informasjonen som trengs på forhånd og under årsmøtet, du kan sørge for at kun de med talerett kan tegne seg på talerlisten og at kun de med stemmerett kan sette på de enkelte sakene. Du har full kontroll på hvor mange som har stemt og hva resultatet er og du kan vise frem resultater på innovative måter på storskjermer i salen der møtet holdes.
Generalforsamling med forskjellige stemmeantall
I enkelte organisasjoner har medlemmer forskjellige antall stemmer basert på sitt medlemskap, dette håndteres av Tappin sine systemer på en smidig og sikker måte. Alle resultater vil reflektere den enkelte stemmegivers antall stemmer om det er snakk om enkle dobbelt- eller trippel-stemmer eller om det er basert på antall aksjer i et aksjeselskap.
Fysisk
Fysiske møter er fortsatt det mest vanlige selv om både hybride og digitale årsmøter blir stadig mer vanlig. Det kan være utfordrende og ressurskrevende og holde orden på endringsforslag, talelister, avstemminger og annet under slike årsmøter. Med Tappin er dette enkelt, effektiv og ressursbesparende. Ingen behov for utskrifter og kopier eller sore sekretæriat som følger med på alt som skjer. Alt tas hånd av av Tappin sine systemer og delegatene kan benytte PC, nettbrett eller mobil til alt uavhengig av om det er Windows, Apple, Chromebook, iPhone eller Android systemer.
Digitalt
Skal du arrangere et 100% digitalt årsmøte er dette akkurat like enkelt som å arrangere et fysisk årsmøte med Tappin. Vi setter opp platofrmen, sørger for en profesjonell streaming-leverandør dersom dette er et sort årsmøte og alt annet vil foregå akkurat som under et fysisk årsmøte med innsending av endringer, tegning til talerstor, avtemminger og annet.
Digital talerstol
Som en del av Tappins løsning for større digitale årsmøter har vvi eget system for digital talerstol. Dette fungerer tilnærmet helt likt som en fysisk talerstol under et årsmøte. Dirigent-bordet gir beskjed om at delegaten skal gå til talerstolen, disse klikker går til talerstol, sier det de skal og går tilbake til sin plass i den digitale sendingen.
Digitale gruppe- og komiterom
I mange årsmøter er det behov for at forskjellige grupper eller komiteer skal kunne møtes separat fra plenum, dette er enkelt i Tappin. Her kan det opprettes så mange grupperom man ønsker og disse kan tildeles slik at de kun er tilgjengelige for de som er medlem av denne gruppen.
Hybrid
Med Tappin er det enkelt og kombinere det beste fra to verdener, la noen være fysisk tilstede og andre digitalt samtidig som du gir alle den samme muligheten til å tegne seg på talerliste, sende inn forslag, avgi sine stemmer og være med i komite eller gruppemøter både fysisk og digitalt.
Små digitale årsmøter
Tappin har spesialisert seg på små digitale årsmøter og generalforsamlinger med under 150 deltakere. Med denne løsningen kan organisasjonen gjennomføre et fullverdig årsmøte fra hjemmekontorer, kontorer eller mindere møterom og alt styres av Tappin sine dyktige medarbeidere. Her kan hele årsmøte gjennomføres med talerslister, avstemminger, gruppemøter, fremvisning av presentasjoner og resultater.
Full oversikt over avstemminger
I Tappin sine systemer vil du som arrangør alltid ha fullstendig oversikt over alle avstemminger. Du kan også delle disse på storskjerm og/eller i digitale sendinger som forskjellige grafer eller som salkart.
Som tellekorps vil dere ha tilgang til egne resultatsider der avstemminger kan kontroleres, samtidig som det vil være et arkiv for hva slags resultater det ble under årsmøte. Dette kan spare dere for mye tid og ressurser under selve årsmøtet og protokollskrivingen.
Talerlister og innsending av forslag og endringer
Med digital registrering av talerlister vil dirigentene/møteleder alltid ha en komplett oversikt over hvem som tegner seg til innlegg, replikk eller forettningsorden under årsmøtet. På egne nettbrett kommer talerlisten automatisk opp, og møteleder kan gi ordet til den neste forløpende.
Dokumenter og sakspapirer
Distribuer dokumenter og sakspapirer i forkant og fortløpende under årsmøtet. Med Tappin sitt dokumentarkiv kan du distribuere alle sakspapirene i ett og samme system, samtidig som du har muligheten til å distribuere dokumenter til bestemte grupper eller komiteer som kun disse har tilgang til.
Kommunikasjon
Kommunikasjon er viktig under alle arrangementer, og ikke minst gjelder dette under årsmøter og generalforsamlinger. Programmet enders, møter flyttes, middager endres og private beskjeder må gis.
SMS
Tappin sin SMS modul kan sende personlige meldinger til enkeltmottakere, til grupper av mottakere eller hele årsmøtet. Her kan det flettes inn personlig informasjon om den enkelte mottaker slik som bordplassering, rom nummer, talertid, møtested og annet.
Alle SMS meldinger kan sendes umiddelbart eller planlegges på forhånd til å bli sendt på et bestemt tidspunkt.
På samme måte som med SMS kan email brukes til kommunikasjon med enkeltmottakere, grupper, alle eller kombinasjoner av disse.
Alle email meldinger kan sendes umiddelbart eller planlegges på forhånd til å bli sendt på et bestemt tidspunkt.
1:1 Chat
I Tappin sin app kan man sende 1:1 meldinger mellom deltakere uavhengig av om man er fysisk eller digitalt tilstede på årsmøtet.
Live support
Arrangerer du et hybrid eller digitalt årsmøte kan du benytte deg av Tapppib sinb Live Support tjeneste. La dine deltakere ta direkte kontakt med en av vår profesjonelle medarbeidere for å få den hjelpen de trenger. Om du ønsker kan du også styre denne Live Supporttjenesten selv.