When Kulturytring was to be held for the very first time in the summer of 2021, the organizers had a challenging starting point with an imminent pandemic to deal with. The solution was a hybrid event, and Tappin provided the technical platform.
Kaia Brænne of the Norwegian Cultural Forum (NOKU) noticed early on that Tappin understood what it meant to organize a hybrid event, where participants were present both physically and digitally:
– These are very professional people, who can be a good dialogue partner also in planning, so make that call early, she says about the collaboration with Tappin in the run-up to Kulturytring 2021.
Og det er nettopp her hun mener Tappin utmerker seg: en fleksibel og erfaringsbasert tilnærming til nettopp ditt arrangement. Kulturytring 2021 besto av seks scener med parallelle arrangementer over tre dager. En logistisk utfordring for både arrangører og deltakere skulle man kanskje tro, men med Tappins løsninger ble det like fullt et oversiktlig og ryddig arrangement totalt sett.
– Når man har et så stort arrangement, med så mange parallelle sesjoner, har man en annen forventning som publikummer. Å kunne gå på hotellet etterpå og se det foredraget man ikke rakk fordi man satt i noe annet, at all kommunikasjonen kommer fra samme sted, og at det er lett å orientere seg om hvor man skal gå for å få med seg foredrag fysisk, sier Kaia, før hun legger til at Tappins digitale verktøy også løfter opplevelsen som fysisk publikummer. Mer om det senere.
Engages both physical and digital participants
Janette Haukland from the Norwegian Sponsor and Event Association agrees with Kaia and believes that the challenge with hybrid events is to engage both those who participate physically and those who participate digitally. And this is precisely where she believes Tappin provides the ideal solution:
“We really appreciate the expertise Tappin brings to our digital and hybrid events, and all the functionality that comes with it. It allows us to engage viewers to a much, much greater extent, both in advance and during the events,” says Janette.
Hun nevner blant annet funksjoner som å sette sammen grupperom, møtebooking og chattefunksjoner. I tillegg tilbyr Tappin løsninger for registrering av deltakere, navigering i arrangementer, spørreundersøkelser og mye, mye mer.
Tappin’s mobile solution allows physical audiences to also use digital tools. This makes it possible to interact with the event regardless of how you participate. For audience members present, this means both bag and sack – the best of presence and digital participation at the same time. Or as Kaia puts it:
– Det er en hybrid måte å være publikummer på også.
Gode tekniske løsninger senker terskelen for deltakelse
Deltakerne på Kulturytring, og andre arrangementer som benytter seg av Tappins løsninger, trenger ikke være redd for å gå glipp av noe – uansett hvordan man deltar. Dette tror vi er fremtidens måte å holde arrangementer på. Det kan være ulike årsaker til at noen foretrekker å delta fysisk, og andre digitalt. Med et hybrid arrangement treffer du begge målgrupper, og dermed et potensielt langt bredere publikum.
Ved å velge Tappins trygge og enkle løsning, gir du også deltakerne dine et godt beslutningsgrunnlag for å velge hvordan de ønsker å delta. Ved å tilby fullverdige løsninger for både fysiske og digitale deltakere, insentiverer du også til å ta bærekraftige valg. For det er kanskje ikke nødvendig å fly tur/retur samme dag for delta på et fysisk seminar dersom den digitale løsningen gir samme opplevelse?
Være seg pandemi, en hektisk hverdag eller reiseutgifter: Tappin tilbyr et reelt alternativ til de som ikke har anledning til å møte opp fysisk. Samtidig er vi opptatt av at arrangementet skal oppleves som fullstendig og gjennomtenkt for de som er til stede. Tappin inngår ikke kompromisser på dette området – det skal være gøy å delta uansett hvor du befinner deg!
Kulturytring 2021 ble en hybrid suksess
I Kulturytrings arrangementsrapport kan en blant annet lese at Tappin leverte arrangementets digitale plattform via vår web-løsning, der programmet ble strømmet fortløpende, og programpostene også lå tilgjengelige etter arrangementslutt. Tappin var tilstede i Drammen under hele arrangementet, og sørget for smidig registrering av deltakere, samt feilfri sending av livestreams til den digitale plattformen. Hele rapporten fra Kulturytring 2021 kan du lese her
Om samarbeidet med Tappin under Kulturytring, sier Kaia følgende:
– I think the most important thing for us is that we collaborate with someone who is flexible, who understands the cultural field, and who can be part of the process of putting together an event like that. And figure out how to best solve it. So there it is, hybrid, and the collaboration with Tappin is very important.
Are you planning an event and wondering which solutions to choose? Contact us for a no-obligation chat or a cup of coffee, and we will find the best solutions for you – together.
