Circle K har alltid vært i front når det gjelder digitalisering og effektivisering av interne prosesser.
Gjennom digitalisering, effektivisering og god planlegging reduserer Circle K administrasjonsstaben med 50% ved å bruke Tappin sin digitale løsning – event appen.
Digitale løsninger gjør det mulig å ha sømløs dialog og informasjonsdeling både før, under og etter arrangementet. Samtlige deltakere finner all informasjon ett sted noe som forenkler hverdagen til arrangør og Circle K sine ansatte mottar rett informasjon til rett tid.
Siden 2012 har Circle K og Tappin hatt et samarbeid hvor Circle K, noe Tappin er både stolte og ydmyke over.
Circle K har en hundreårig historie i Norge, som Norsk Brændselolje A/S med merkenavnene MIL og BP, Norsk Olje as (Norol), Statoil Norge AS og Statoil Fuel & Retail AS (Statoil) og nå Circle K Norge AS (Circle K).
I dag er Circle K eid av en verdensledende aktør innen drivstoff og detaljhandel, Couche-Tard Inc. («Couche-Tard») med hovedkontor i Laval i Canada og er tilstede i 26 land, med 14 200 stores hvorav det er ca 124 000 personer ansatt i Circle K. Bare i Norge har Circle K over 3 000 personer jobber på stasjonene, tankanlegg og kontorer over hele landet.
Circle K benytter Tappin sin Event app på lokale og globale arrangementer. Spesielt viktig er det å ha en digital løsning på de Globale Toppledermøtene hvor deltakere fra hele verden møtes, og har har mange aktiviteter som går i parallell hvor en av nøklene til suksess er å ha en sømløs kommunikasjon til alle deltakeren.
“ Vi ville ikke vært Tappin sin app foruten ved et eneste arrangement – og jeg vet faktisk ikke om det hadde vært mulig å gjennomføre de arrangementene med det oppsettet vi har i dag uten Tappin” sier Director Global Events. Svein Arve Strand “
Utfordring er mange når man skal kommunisere effektivt med alle ansatte, og imøtekomme de forskjellige forventninger fra alle ansatte.
Hvordan kommunisere sømløst med alle deltakerne på et arrangement når ansatte er delt i forskjellige grupper med forskjellige program, og hva skjer når uforutsette endringer inntreffer? Hvordan når man ut til alle ansatte som arrangør til de aktuelle deltakere og formidle relevant oppdatering?
Hvordan legge opp et sømløst arrangement som har akkurat den look & feel Circle K ønsker ha?
Spørsmålene er mange og Circle K – gjennom sin Global Event Manager Svein Arve Strand funnet solide løsninger på utfordringen hvor nøkkelen til suksess er følgende:
“Vi planlegger at all dialog og kommunikasjon skal gå via en kommunikasjonskanal som er Tappin sin digitale konferanseløsning. Det er alt fra pre-reads, dvs dokumenter som skal leses i forkant, informasjon underveis, og ikke minst tilgjengeliggjøre informasjon veldig raskt i etterkant, slik at den kan benyttes videre av de enkelte lederne inn i sin del av organisasjonen. Ved å ha all informasjon ett sted minimerer det e-poster med spørsmål både i forkant og etterkant av arrangementene” Sier Svein Narve Strand.
“Videre er følgende elementer viktig som vi alltid jobber med – og Svein Arve nevner følgende:
- Circle K sitt design er viktig og alle skal kunne kjenne seg igjen.
- Vi har til og med brukt event appen til merkevarebygging ved navn og logoendring fra Statoil til Circle K. Under selve arrangementet endret logoene og fargene seg på scenen fra Statoil til Circle K, og på et blunk var alt endret til Circle K også alt innhold i eventappen som var en en forsterkende faktor.
- Informasjonsflyt er nøkkelen til suksess og å møte ansattes behov for er viktig – og her benytter vi appen til å legge ut alt fra teasere, videoer, pre reads for å sikre at de ansatte også har tid til å sette seg inn i materiale før en samling og ikke minst ha tid til å glede seg til de planlagte samlingene.
“Tappin sin løsning er funksjonsrikt og man kan vel heller stille spørsmål om hvilke funksjoner som ikke finnes “- sier Svein Narve og smiler, og går videre med å ramser opp en rekke av de funksjonen han bruker.
- I Tappin sin løsning kan vi gruppestyre informasjonen noe som betyr enormt mye for Circle K – da de forskjellige gruppen ofte skal møtes på forskjellige steder til forskjellig tid slik at den enkelte gruppen får skreddersydd den informasjonen de skal delta på er verdifull.
- Underveis i programmet, legges oppdateringer ut slik at det ikke er overload av informasjon, men riktig informasjon til riktig tid. F.eks når det er middag – kommer mer informasjon om dette opp og pushes ut via sms.
- Vi ser på Tappin sin løsning som en hub hvor ansatte får tilgang til alt innhold og viktig informasjon som de tar med deg videre til sine team og ansatte, som prereads, informasjon underveis og ikke minst all informasjon som legges inn i etterkant.
“ Som arrangør trenger vi ikke lenger å fortelle om programmet, hvor bussen går fra osv… alt stå i event appen, og man kan derfor bruke verdifull tid som tidligere var brukt til ren informasjon til Mingling og networking”
Hvilken verdi skaper teknologien for Circle K?
Webinarer og hybrid har kommet for å bli!
Vi setter sammen de forskjellige funksjonene og muligheten til det fulle.
Circle K har en rekke webinar og det er ikke alltid at tidspunktet passer for alle, så vi tar opp sendingene slik at den blir tilgjengelig i etterkant.
Ofte er dette webinarer som er en del av oppkjøringen til et internt lederprogram – og vi velger derfor å sende teaservideoer i eventappen, og på denne måten sikrer vi at alle er 100% oppdatert til møtene,
Hemmeligheten bak suksess er er bruke teknologien til det fulle og å mikse de forskjellige elementene for å oppnå sømløs dialog og en optimal deltakeropplevelse.
“Circle K effektiviserer gjennomføringen og reduserer event personell med ca 50% ved å bruke Tappin sin event app, og vi mottar færre spørsmål før under og etter arrangementet. Det har nærmest vært umulig å gjennomføre med den kompleksiteten vi har uten å benytte Tappin sin digitale plattform ” sier Svein -Narve
Et godt samarbeid med Tappin er utslagsgivende
“Circle K har samarbeidet med Tappin fra og med 2012, med utelukkende kun gode opplevelser. Èn ting er selve løsningen, men like viktig er folkene de har samarbeidet med
Vi opplever at Tappin er raske og serviceinnstilt – og det å jobbe med Circle K som er en krevende organisasjonen, hvor ting skjer “last minute”, forskjellige tidssoner gjør at man må snu seg rundt utenom arbeidstid, og her ser vi at Tappin alltid leverer. De levere og er positive i enhver situasjon, og er til enhver tid løsningsorienterte. Det å jobbe med en partner som har en slik innstilling er vitalt for oss. Jeg setter stor pris på et slikt samarbeid og føler når Tappin jobber med Circle K, er de en del av organisasjonen og bidrar til at Circle K lykkes med sine arrangementer” Avslutter Svein Arve Strand – Global Event Manager Circle K