Med Tappins digitale eventplattform, har arrangørene fått et helt nytt syn på hvordan de kan gjennomføre konferanser.
Da EHiN ble arrangert for første gang i 2014 var ambisjonen å skape en møteplass for e-helse på tvers av offentlig og privat sektor. I dag er konferansen det største i sitt slag med et tusentalls deltakere fra hele landet. Her utveksler de erfaringer og utvikler nye samarbeid for å drive digitaliseringen i helsesektoren fremover.
EHiN was early to think digitally. In addition to the main conference, a series of webinars is held that are streamed several times a year. After a couple of years of successful digital conferences, the organizer experienced that they had built up a larger audience of people who had never participated physically but still wanted to acquire the knowledge that EHiN delivers.
Spørsmålet ble dermed: Hvordan kan man skape gode opplevelser for alle deltakere, uavhengig om de deltar fysisk eller digitalt?
Gikk hybrid – doblet antall deltakere
EHiN’s solution was to implement a hybrid event with both physical and digital participants. After good experiences using Tappin’s digital platform for digital events, they decided to continue with this when they switched to hybrid. Thinking digitally, even when physical events are possible, gives EHiN a whole new dimension.
– Med et digitalt EHiN kan vi nå ut til mange flere enn før. Det betyr også at deltakerne ikke må bo i Oslo-området eller reise langt for å få med seg innholdet. Det syns vi er et svært godt argument for å satse på digital konferanseløsning, sier Nard Schreurs, administrerende direktør i EHiN.
Resultatet av satsningen var slående. Ved å gjøre det mulig å delta digitalt, har EHiN klart å doble antallet deltakere sammenlignet med da de arrangerte fysiske eventer. Konferansen gikk over to dager med omtrent 3000 deltakere, hvor halvparten var med digitalt.
Increasing the number of participants was not the only reason why EHiN chose a hybrid solution. Those who have physically attended conferences have historically missed a lot of what is happening, since there is a lot that is being done in parallel. By engaging Tappin, and establishing a digital conference platform where the lectures are stored, the participant will be able to watch content they missed at any time.
– Det gir en høy verdi at man kan se foredrag i etterkant. Mange sesjoner har godt besøk direkte, men vi ser at dette øker mye etter at konferansen er over. Selve åpningen ble sett av nesten tusen fysiske deltakere, og rundt 500 på video. Nå ser vi at åpningen med Ingvild Kjerkols tale har blitt sett ytterligere 3000 ganger. Totalt fra arrangementet har det vært 27 737 visninger via Tappin i perioden frem til 31. desember. Det viser et enormt behov for dette digitale innholdet og ikke minst har det en høy verdi for våre deltakere at innholdet er tilgjengelig i etterkant, sier Nard.
En fest for alle – med interaksjon, engasjement og nettverking
One of the most common challenges with hybrid events is facilitating participation and networking for those who attend digitally. On the Tappin platform, attendees can log in and follow all presentations in real time and afterwards, chat with others, and create meeting places. Attendees can also visit exhibitors and contact people directly.
The reception of hybrid events among the audience was very good, and the vast majority have expressed that they want the organizer to continue with hybrid in the future.
– Nesten 82 prosent av de fysiske deltakere, og hele 86 prosent av de som deltok digitalt, svarer at de ønsker en hybrid EHiN. Da må vi til neste år forholde oss til det behovet og jobbe enda hardere for å få det til, sier Nard.
Bruker Tappin til alle eventer
Siden EHiN begynte å ta i bruk Tappin, har de brukt den digitale plattformen til å avholde både webinarer og den årlige konferansen. Nard forteller at det har vært en utelukkende god opplevelse, ikke bare på grunn av løsningen, for like viktig er folkene de har samarbeidet med.
– Vi ser at digitalt innhold er et reelt og viktig tilskudd til møteplasser, konferanser og webinarer. I Tappin har vi funnet en god og hyggelig partner som er smidig å samarbeide med, som leverer gode produkter, og følger opp i alle detaljer, sier Nard.
